top of page

Ongewenst gedrag: Wat is het verschil tussen een melding en een klacht?

Bijgewerkt op: 10 mrt.

Iedere werkgever moet formeel de ruimte bieden om een melding of klacht in te kunnen dienen over ongewenst gedrag. Veel organisaties hebben moeite met de inbedding en toepassing van deze formele route. Wanneer is iets bijvoorbeeld een melding en wanneer een klacht? En hoe kun je hier opvolging aan geven met het oog op alle betrokkenen? Stichting CAOP heeft daar een helder artikel over geschreven. Wij vatten dat graag voor u samen.


Ongewenst gedrag: verschil tussen een melding of klacht. Uitgelegd door Partners in Vertrouwen
ongewenst gedrag; melding of klacht

Is er sprake van ongewenst gedrag, dan moet het streven van iedere werkgever zijn om medewerkers de best mogelijke ondersteuning te bieden teneinde een veilige werkomgeving aan medewerkers te kunnen bieden. Een leidinggevende, collega of (extern) vertrouwenspersoon kan hier een belangrijke rol vervullen. Dit zien we als de informele route. Indien de informele route geen oplossing biedt, moet er ook een daarnaast ook een formele route zijn om een melding of klacht in te dienen.


Wat is het doel van een klacht en een melding?

Bij een klacht wil de klagende persoon vaak een vorm van erkenning verkrijgen. De klager wil zijn grieven kenbaar maken en wil daarbij ook dat erkend wordt dat er iets verkeerd is gegaan. De behandeling van een klacht is er in eerste instantie op gericht het vertrouwen tussen de organisatie en de klager te herstellen. Voor de organisatie kan een klacht ook een waardevol leermoment zijn.

Een melding is erop gericht een bepaalde situatie te beëindigen die naar het oordeel van de melder niet in orde is. De misstand of de integriteitsschending wordt rechtgezet. Dit is primair in het belang van de organisatie. Maar bij bijvoorbeeld grensoverschrijdend gedrag kan daarmee ook het belang van de melder gediend zijn.


Waar moet een klacht of een melding over gaan?

Een klacht ongewenst gedrag moet gaan over een van de volgende gedragingen:

  • ·  Pesten

  • ·  Discriminatie

  • ·  (seksuele) intimidatie

  • ·  agressie en geweld


Wie dient een klacht of een melding in?

Een klacht over ongewenst gedrag wordt meestal alleen in behandeling genomen als de klager het ongewenste gedrag zelf heeft ervaren. Een omstander kan in de meeste klachtenregelingen ongewenst gedrag geen klacht indienen. Een melding daarentegen kan door alle medewerkers worden gemeld, ook als een medewerker omstander is geweest van bijvoorbeeld ongewenst gedrag en het niet zelf heeft ervaren. Zo komt het in diverse organisaties voor dat een leidinggevende namens een medewerker een melding doet van een vermoeden van een integriteitschending.


Hoe verloopt de opvolging van een klacht of melding?

Bij een klacht over ongewenst gedrag volgt na een ontvankelijkheidstoets van de klacht meestal de klachtbehandeling. De ontvankelijkheid van een klacht hangt af van wat daarover in de klachtregeling is vastgelegd. Getoetst kan bijvoorbeeld worden of de klacht voldoet aan bepaalde vormvereisten. In sommige regelingen is opgenomen dat eerst een informele route kan worden gestart, zoals een bemiddeling. Dit kan alleen als de klager hiervoor openstaat en als dit nog niet geprobeerd is.

Waar bij een klacht de route vaak klachtbehandeling is, kan een melding op verschillende informele of formele manieren worden opgevolgd door de organisatie. Voor een medewerker is het grote verschil dat zij een behandeling van een klacht min of meer kunnen afdwingen als deze ontvankelijk is, maar dat bij een melding het bevoegd gezag aan zet is om te beslissen over de opvolging.


Wie gaat over de opvolging van een klacht of melding?

Een (externe) klachtencommissie toetst de ontvankelijkheid van de klacht. Bij ontvankelijkheid van de klacht wordt deze in behandeling genomen. Bij een melding adviseert degene die de melding heeft ontvangen aan de persoon die beslissingsbevoegd is over de opvolging van een melding. Het bevoegd gezag neemt hierover een besluit.


Hoe wordt een klager/melder betrokken bij de opvolging van een klacht of melding?

Bij een klacht over ongewenst gedrag is de klager altijd betrokken bij de klachtbehandeling, de klager is nadrukkelijk één van de betrokkenen bij de behandeling. Bij een melding kan het zijn dat de melder geen onderdeel is van het vervolgproces, omdat de melder geen persoonlijke betrokkenheid heeft bij de kwestie. De melder wordt dan geïnformeerd over de opvolgende processtappen. De melder is ook geen ‘partij’, ook niet als de melder als slachtoffer van het gedrag kan worden aangemerkt.


In hoeverre is anoniem melden of klagen mogelijk?

Een klacht over ongewenst gedrag moet schriftelijk worden ingediend, is concreet en bevat namen van beklaagde(n) en getuige(n). Een klacht kan niet anoniem worden ingediend. Dat is voornamelijk om te kunnen voldoen aan het principe van hoor en wederhoor. De Wbk geeft het recht aan medewerkers om een melding vertrouwelijk in te dienen, waarbij de identiteit van de melder geheim wordt gehouden (tenzij de melder toestemming geeft om zijn identiteit bekend te maken).


Hoe wordt een beklaagde/beschuldigde geïnformeerd over de klacht of melding?

Bij een klacht over ongewenst gedrag wordt de beklaagde op de hoogte gesteld over het feit dat een klacht is ingediend, krijgt een afschrift van de klacht en krijgt de mogelijkheid om zich te verweren. Bij een melding wordt de beschuldigde over wie de melding gaat geïnformeerd zodra dit mogelijk is, meestal is dat als duidelijk is welke opvolging een melding krijgt. Het kan soms in het belang van de opvolging van een kwestie zijn, om de beschuldigde niet direct te informeren over de melding.


Wettelijke plichten op het gebied van ongewenst gedrag

Een deel van de verwarring tussen klagen en melden komt door ervaren onduidelijkheid over wettelijke verplichtingen. Veel werkgevers denken bijvoorbeeld dat een klachtenregeling ongewenst gedrag verplicht is, maar dat is het tot nu toe nog niet. Van belang zijn in elk geval bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht, de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet bescherming klokkenluiders.


Wet bescherming klokkenluiders: zorg voor een meldregeling

Elke organisatie met meer dan 50 werknemers heeft volgens de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) de plicht om te beschikken over een meldregeling waarmee medewerkers vermoedens van misstanden en schendingen van verordeningen, richtlijnen en besluiten van de Europese Unie kunnen melden. Diverse onderdelen van een meldregeling zijn wettelijk verplicht, zoals de basisvereisten voor een interne meldprocedure, het recht op bescherming tegen benadeling, interne en externe meldmogelijkheden en de bescherming van de identiteit van de melders.


Hanteer een aparte meldregeling en klachtenregeling

Vanwege de verschillende wettelijke achtergronden en de uiteenlopende opvolgingsmogelijkheden is het niet raadzaam om de processtappen van de behandeling van een klacht op te nemen in een meldregeling, maar twee gescheiden regelingen te hanteren. Het is wel van belang dat het voor zowel de organisatie als medewerkers duidelijk is hoe de processen verlopen via de verschillende regelingen, wat de toepassing is en waarom een specifieke regeling mogelijk beter past bij het doel van de medewerker. Ook is het belangrijk dat de regelingen toegankelijk en leesbaar zijn voor alle medewerkers die werkzaam zijn voor de organisatie.


1. Maak de verschillende opvolgingsmogelijkheden overzichtelijk

Maak het laagdrempelig en visueel inzichtelijk hoe medewerkers formele en informele routes kunnen bewandelen wanneer zij een (integriteits)schending of misstand op het werk vermoeden. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een stroomschema. Partners in Vertrouwen maakt deze op maat voor organisaties. Hiermee zien medewerkers in één overzicht welke mogelijkheden er zijn bij kwesties op het werk, en welke processtappen en bijbehorende termijnen zij kunnen verwachten wanneer zij besluiten over te gaan tot het indienen van een formele melding of klacht.


2. Positioneer een (extern) vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is goed op de hoogte van de verschillende mogelijkheden om een kwestie bespreekbaar of aanhangig te laten maken binnen een organisatie. Een vertrouwenspersoon is niet alleen een neutrale vraagbaak, maar kan ook ondersteunen als een medewerker een melding of klacht wil indienen. Het is belangrijk dat een medewerker goed is voorgelicht in wat hem of haar te wachten staat als zij een klacht of melding indienen. Een vertrouwenspersoon laagdrempelig, benaderbaar en stevig positioneren in de organisatie is hierbij belangrijk. Een organisatie kan kiezen voor een interne of een externe vertrouwenspersoon of een combinatie van beiden.


Partners in Vertrouwen kan voor u een klachtenprocedure of een meldregeling op maat opstellen met een duidelijke flow-chart zodat voor medewerkers duidelijk is wat de te volgen procedure is. Uiteraard kunt u bij ons ook terecht indien u een externe vertrouwenspersoon zou willen aanstellen voor uw organisatie.


38 weergaven0 opmerkingen

Comments


bottom of page